como organizar facturas y documentos para la gestoria
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Preparar la documentacion trimestral para la gestoria suele convertirse en una tarea caotica si no existe un protocolo claro de organizacion. En los primeros años de mi actividad cometi el error de enviar archivos por correo electronico de forma desordenada, lo que provoco retrasos en la presentacion de impuestos y requerimientos de la Agencia Tributaria. Presento una lista de comprobacion paso a paso para estructurar las facturas y expedientes antes de cada liquidacion.
Revision y nomenclatura de facturas emitidas
Punto comprobable 1: Verificar que la numeracion de la serie de facturas sea estrictamente correlativa y no presente saltos de fechas ni numeros omitidos.
Punto comprobable 2: Validar que los datos del cliente incluyan NIF o CIF correcto, razon social completa y domicilio fiscal actualizado en cada comprobante expedido.
Punto comprobable 3: Renombrar cada archivo digital con la estructura año-mes-dia seguido del nombre del cliente y el numero de factura emitido.
Clasificacion de facturas recibidas y gastos deducibles
Punto comprobable 1: Separar los tiques simplificados de las facturas completas, recordando que los tiques sin identificacion del despacho no permiten deducir el IVA soportado.
Punto comprobable 2: Comprobar el desglose explicito del tipo de IVA aplicado y la retencion de IRPF correspondiente en facturas de profesionales independientes.
Punto comprobable 3: Agrupar los gastos por categorias fijas como suministros, licencias de software, alquiler de oficina y servicios profesionales externos.
Conciliacion con extractos bancarios y justificantes
Punto comprobable 1: Descargar el extracto bancario del trimestre completo en formato editable CSV o Excel directamente desde la banca online.
Punto comprobable 2: Cotejar que cada movimiento bancario de salida cuente con su correspondiente factura o justificante de gasto asociado.
Punto comprobable 3: Marcar los pagos pendientes o cobros diferidos para que el gestor ajuste la contabilidad segun el criterio de devengo correspondiente.
| Formato de entrega | Ventaja para la gestoria | Nivel de riesgo de error |
|---|---|---|
| Documentos fisicos en papel | Permite archivo presencial | Alto por extravio de tiques |
| Correos con adjuntos sueltos | Facil de enviar al momento | Muy alto por traspapelar datos |
| Contenedor digital cifrado | Acceso estructurado y seguro | Minimo con trazabilidad total |
Centralizacion y canal seguro de envio
Punto comprobable 1: Alojar toda la documentacion contable en un contenedor digital cifrado y accesible con permisos especificos para la gestoria.
Punto comprobable 2: Evitar el envio de informacion sensible o datos de clientes mediante correo electronico convencional sin cifrar para cumplir con la normativa de proteccion de datos.
Punto comprobable 3: Confirmar por escrito con el asesor la recepcion del paquete documental antes del dia quince del mes de liquidacion tributaria.
La organizacion metodica de la documentacion contable no solo reduce la carga de trabajo de tu gestoria, sino que protege al despacho frente a inspecciones y sanciones. Aplicar una lista de comprobacion sistematica transforma el cierre trimestral en un tramite eficiente y seguro.
FAQ
Que diferencia hay entre un tique y una factura completa a efectos fiscales en España
El tique simplificado no identifica al destinatario, por lo que solo se contabiliza como gasto en IRPF, mientras que la factura completa permite deducir el IVA.
Hasta que dia del mes hay que entregar los documentos a la gestoria
Lo recomendable es entregar todo antes del dia diez del mes posterior al cierre del trimestre para dar margen de revision al asesor.
Es legal enviar facturas con datos personales por correo electronico ordinario
Aunque es una practica comun, vulnera el RGPD si no se aplican medidas de cifrado adequadas sobre los datos personales del cliente.